Pensieri per una gestione efficace delle crisi

Per affrontare le immense sfide contemporanee, i manager moderni dovrebbero essere in grado di interiorizzare con successo le seguenti tre caratteristiche o almeno di comprendere l’importanza del seguente concetto di base: strutturare, condurre e comunicare.

I nostri processi, agiscono come una sorta di maggiordomo mentale, facendoci guadagnare tempo e liberandoci le capacità per scoprire cose agili e nuove e quindi trovare una soluzione praticabile.

A. Rappazzo, marzo 2020

Siamo in una situazione di crisi alcuni di più, altri di meno. Soprattutto in situazioni di crisi è particolarmente importante non cadere nell’iperattività (gestione del problema per il tramite di sole misure immediate). In breve, abbiamo bisogno di processi semplici che, se applicati in modo coerente, possano aiutarci a gestire meglio la crisi.

In breve, alcune considerazioni che ruotano intorno al mio concetto di base per una gestione delle crisi (o leadership) di successo:

Strutturare

Sappiamo che la velocità (agilità, flessibilità, …) dell’azione in una crisi è importante. Tuttavia, velocità non significa agire d’impulso, in primo luogo cadendo nella trappola della già citata „gestione del problema per il tramite di sole misure immediate“. Per essere veloci, dobbiamo fare appello ai processi di soluzione del problema, nel mio caso con l’aiuto delle attività di condotta 5+2 dell’esercito.

I nostri processi, agiscono come una sorta di maggiordomo mentale, facendoci guadagnare tempo e liberandoci le capacità per scoprire cose agili e nuove e quindi trovare una soluzione praticabile.

Un altro fattore è il desiderio di agire in completa sicurezza a tutti i costi, ovvero di raggiungere una soluzione perfetta al 100%. Purtroppo è un pio desiderio con risultati probabilmente macabri. Bisogna accontentarsi di una soluzione che probabilmente è dell’80%.

Condurre

In un momento come quello attuale, in cui il decentramento delle attività e quindi del management sta aprendo nuove sfide, è importante che tutti i manager siano consapevoli delle nuove sfide legate alle dinamiche professionali dei dipendenti. Anche se lavoriamo in modalità home-office, è essenziale mantenere il ritmo della condotta attraverso incontri regolari (via Skype o altri mezzi).

Comunicare

Un fattore da non sottovalutare è il ruolo della comunicazione. In tempi di incertezza e probabilmente anche di paura, è importante comunicare regolarmente con il proprio ambiente. Le regole del giornalismo classico „Cosa? Dove? Quando? Chi? Come? Perché?“ e un’ultima domanda, il „Che cosa ora (o come può continuare)? possono essere un valido aiuto per sapersi meglio esprimere.

Infine, è consigliabile – già da ora – prepararsi per il dopo crisi con una semplice attività: tenere un diario personale, che sarà poi utilizzato per affrontare il processo di apprendimento e quindi cercare l’antifragilità o per lo meno la resilienza della propria organizzazione.

2020@rapigram

Brevemente

Di seguito riassumerò i punti più importanti da considerare durante una crisi:

  • Velocità non significa agire d’impulso.
  • Anche in una crisi, si dovrebbe seguire il seguente principio: „Ça urge de prendre le temps“.
  • Utilizzare un processo semplice (p.es. 5+2).
  • Più libertà d’azione grazie al nostro maggiordomo mentale (5+2).
  • Seguire un processo non significa compilare perfettamente i documenti, ma seguire intellettualmente tutti i passi.
  • Meglio una soluzione non completa ma puntuale che una soluzione perfetta fuori tempo.
  • Informazioni regolari e strutturate.
  • Regolare il ritmo di condotta.
  • Preparazione del processo di revisione, attraverso un diario personale.

Il nostro atteggiamento mentale ci porta regolarmente a rimanere sul lato negativo della situazione. Gli ottimisti in tempi di crisi sono di solito considerati irresponsabili. Dubito fortemente di questa ipotesi. Pertanto, è importante vedere non solo i rischi (la parte triste) ma anche le possibilità che ci permetteranno di migliorare in seguito.

Attualmente sto redigendo una lista che metterà a fuoco le mie riflessioni sul tema della leadership:

  • Ripensare il concetto di formazione in relazione al tema della crisi;
  • promuovere lo sviluppo delle risorse umane;
  • promuovere il telelavoro (ufficio a domicilio);
  • Un migliore utilizzo della tecnologia esistente;
  • La crisi apre uno spettro di soluzioni creative (fuori dagli schemi);
  • Ripensare la filosofia di ricoprire più posizioni di responsabilità contemporaneamente;
  • I processi decisionali dovrebbero diventare più brevi (e veloci) (anche grazie alla digitalizzazione);
  • Analisi e miglioramento del concetto di condotta a distanza;
  • Accelerazione dei processi del personale (digitalizzazione secondo il principio 4P (paper, plastic, pencil, process).

Queste poche righe non sono da interpretare come verità assoluta, ma sono il risultato delle mie personali considerazioni ed esperienze che vivo in prima persona.

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Gedanken für erfolgreiches Krisenmanagement

Um die immensen Herausforderungen zu bewältigen, sollen moderne Führungskräfte in der Lage sein, die folgenden drei Merkmale zu übertreffen oder zumindest die Bedeutung der nachfolgenden drei Merkmale zu verstehen: strukturieren, führen und kommunizieren.

Unsere Prozesse, agieren quasi als ein mentaler Butler, der uns Zeit verschafft und Kapazitäten freihält, um Agiles und Neues zu entdecken und so eine brauchbare Lösung zu erlangen.

A. Rappazzo, März 2020

Wir befinden uns in einer Krisensituation einige mehr, anderen weniger. Vor allem in Krisensituationen ist es besonders wichtig, nicht in Hyperaktivismus zu verfallen (Management durch Sofortmassnahmen). Kurz gesagt, wir brauchen einfache Prozesse, die uns bei konsequenter Anwendung helfen können, die Krise besser zu bewältigen.

In Kürze einige Überlegungen, die sich um mein Grundkonzept für ein erfolgreiches Krisenmanagement (bzw. Leadership) drehen:

Strukturieren

Wir wissen, dass die Schnelligkeit (Agilität, Flexibilität, …) des Handelns in einer Krise wichtig ist. Schnelligkeit bedeutet jedoch nicht, aus einem Impuls heraus zu handeln, indem man erstens in die Falle des „Managements durch Sofortmaßnahmen“ gerät. Um schnell zu sein, müssen wir an die Lösungsprozesse des Problems appellieren, in meinem Fall mit Hilfe der Führungstätigkeiten 5+2 der Armee.

Unsere Prozesse, agieren quasi als ein mentaler Butler, der uns Zeit verschafft und Kapazitäten freihält, um Agiles und Neues zu entdecken und so eine brauchbare Lösung zu erlangen.

Ein weiterer Faktor besteht darin, um jeden Preis in völliger Sicherheit handeln zu wollen, d.h., eine 100 % perfekte Lösung zu erlangen. Leider ist es ein Wunschdenken mit wahrscheinlich makabren Ergebnissen. Man muss sich mit einer Lösung begnügen, die wahrscheinlich 80% beträgt.

Führen

In einer Zeit wie der jetzigen, in der die Dezentralisierung der Aktivitäten und damit der Führung neue Herausforderungen eröffnet, ist es wichtig, dass sich alle Führungskräfte über die neuen Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Verhalten der Mitarbeiter bewusst sind. Auch wenn wir uns voneinander entfernt haben, ist es unerlässlich, den Führungsrhythmus durch regelmäßige Sitzungen (über Skype oder andere Mittel) aufrechtzuerhalten.

Kommunizieren

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Rolle der Kommunikation. In Zeiten der Unsicherheit und wahrscheinlich auch der Angst ist es wichtig, regelmäßig mit seiner Umgebung zu kommunizieren. Die Regeln des klassischen Journalismus „Was? Wo? Wann? Wer? Wie? Warum?“ und eine letzte Frage, die „Was jetzt (oder wie kann es weitergehen)?“müssen beachtet werden.

Schließlich ist es – schon jetzt – ratsam, sich auf die Krise nach der Krise vorzubereiten, und zwar mit einer einfachen Aktivität: Führen Sie ein persönliches Tagebuch, das alsdann für den Umgang mit dem KVP (Kontinuierliches Verbesserungsprozess) verwendet werden soll.

2020@rapigram

In Kürze

Nachfolgend fasse ich die wichtigsten Punkte zusammenfassen, die während einer Krise zu berücksichtigen sind:

  • Geschwindigkeit bedeutet nicht, dass man auf einen Impuls hin handelt.
  • Auch in der Krise, ist folgendes Prinzip zu befolgen: “ Ça urge de prendre le temps“.
  • Folgen Sie einem einfachen Prozess (z.B. 5+2).
  • Mehr Handlungsfreiheit dank unseres Butlers (5+2).
  • Einem Prozess zu folgen bedeutet nicht, Formulare perfekt auszufüllen, sondern alle Schritte intellektuell zu verfolgen.
  • Besser eine Lösung, die nicht vollständig, aber rechtzeitig ist, als eine perfekte Lösung außerhalb der Zeit.
  • Regelmässige und strukturierte Informationen.
  • Regelmässiger Führungsrhythmus.
  • Vorbereitung auf den KVP, durch ein persönliches Tagebuch.

Unsere geistige Einstellung führt uns regelmässig dazu, auf der negativen Seite einer Situation zu verweilen. Die Optimisten in Krisenzeiten werden meist als unverantwortlich angesehen. Ich bezweifle diese Annahme sehr. Deshalb ist es wichtig, neben den Risiken (dem traurigen Teil) auch die Möglichkeiten zu sehen, die uns später eine Verbesserung ermöglichen.

Ich bereite derzeit eine Liste vor, die meine Gedanken auf das Thema Führung konzentriert:

  • Überdenken der Ausbildungskonzepts in Bezug auf das Thema der Krise;
  • Förderung der Personalentwicklung;
  • Fördern von Telearbeit (Home-Office);
  • Bessere Nutzung der vorhandenen Technologie;
  • Die Krise öffnet ein Spektrum für kreative Lösungen (out of the box);
  • Überdenken der Philosophie der gleichzeitigen Besetzung mehrerer verantwortlicher Positionen;
  • Entscheidungswege sollen (auch dank der Digitalisierung) kürzer (und schneller) werden;
  • Analyse und Verbesserung des Konzepts des Fernverhaltens;
  • Beschleunigung der Stabsprozesse (Digitalisierung unter dem Prinzip 4P (Paper, Plastic, Pencil, Process)).

Diese wenigen Zeilen sind nicht als absolute Wahrheit zu interpretieren, sondern sind das Ergebnis meiner persönlichen Überlegungen und Erfahrungen, die ich lebe.

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Le masse, gli Stati e le Big Tech

Oggi, vorrei farvi partecipi di una riflessione che ruota intorno al significato delle Masse. Interessati? Non vi resta che ascoltare il file audio. Buon ascolto!

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Das Bild und der Leader – L’immagine e il leader

Dieser Beitrag wird auf Deutsch und Italienisch veröffentlicht. Questo post viene pubblicato in tedesco e in italiano.

Un’immagine vale più di mille parole

Quellenangabe «© VBS/DDPS»

La visualizzazione non è solo arte

È una falsa convinzione interpretare la visualizzazione come un mezzo per ridurre la complessità. Uno schizzo chiaro e comprensibile non significa necessariamente che la complessità sia stata ridotta. Ma diciamoci le cose come stanno, è un buon inizio

Ridurre la complessità? Non è sempre la risposta giusta. A mio parere, il modo giusto per comprendere la complessità è quello di renderla comprensibile. Ridurre un libro a una singola frase può essere così sexy, ma anche pericoloso e superficiale.

La visualizzazione è una parte delle capacità di comunicazione, che è uno dei tre pilastri di un dirigente di successo (essere strutturato, saper condurre e saper comunicare). Visualizzare significa utilizzare immagini, simboli e colori per fornire una visione d’insieme, strutturare, comprendere e rendere comprensibili fatti complessi.

La capacità di enfatizzare le affermazioni fondamentali è un altro elemento dell’arte della visualizzazione. Infine, visualizzare significa anche dare un tocco personale.

Il video è stato realizzato mentre in occasione delle registrazioni per il calendario HKA.

www.armee.ch/mika

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Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Quellenangabe «© VBS/DDPS»

Visualisierung ist nicht nur Kunst

Es ist ein falscher, die Visualisierung als Mittel zur Reduktion der Komplexität zu verstehen. Eine klare und verständliche Skizze bedeutet nicht unbedingt, die Komplexität reduziert zu haben. Aber, seien wir ehrlich, es ist ein guter Anfang.

Komplexität reduzieren? Das ist nicht immer die richtige Antwort. Meiner Meinung nach ist es der richtige Weg, Komplexität zu verstehen und verständlich zu machen. Ein Buch auf einen einzigen Satz zu reduzieren, kann sexy sein, aber auch gefährlich und oberflächlich.

Die Visualisierung ist ein Teil der Kommunikationsfähigkeit, welche eine der drei Säulen einer erfolgreichen Führungskraft ist (strukturieren – führen – kommunizieren).

Visualisieren bedeutet, mit Hilfe von Bildern, Symbolen und Farben eine Übersicht zu verschaffen, komplexe Sachverhalte zu strukturieren, zu verstehen und verständlich machen.

Die Fähigkeit die Kernaussagen hervorzuheben, ist ein weiteres Element der Kunst der Visualisierung. Schlussendlich kann durch eine Visualisierung auch eine persönliche Note gegeben werden.

Das Video ist bei der Arbeit im Rahmen der Aufnahmen für den HKA-Kalender entstanden.

www.armee.ch/mika

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Il silenzio

Niente. Nessuna novità. La mia news-letter sembra morta. È ormai da diverso tempo, tanto tempo, che ho smesso di scrivere. Temporaneamente. Da un lato ero stanco. La stesura di un testo richiede tempo, tanto tempo. Non che difetto di idee, anzi. Ma ho scelto di concentrarmi sulla lettura e su alcuni hobby che per molto tempo avevo accantonato. Un esempio è la chitarra. Strimpellarla, pizzicargli le corde mi ha riportato a quando ero uno scout attivo. Tanti ricordi. Inoltre, gli impegni professionali e la famiglia richiedono il suo tempo. Dimenticavo per dare un po‘ di brezza alla mia testa, impegnata ogni giorno nell’insegnamento, decisi – quasi di punto in bianco – di diventare un motociclista. Fatto, pianificato e realtà. Oggi sono possessore di una Harley-Davidson Custom 1200. Ho dovuto fare anche la patente, a 51 anni. Praticamente ogni chilometro è una scoperta. La brezza e la gioia nel poter scorrazzare nelle più impensate strada, mi ricarica le batterie e mi permette di ricaricare il mio contenitore di idee. Praticamente fantastico.

Ma non ho chiuso con la tastiera.

Durante questi anni, malgrado che la geopolitica mi affascinava – e mi affascina tutt’ora ha lasciato il posto ad un’altra tematica molto affascinante: parlo della Leadership. Da diversi mesi sto – lettera dopo lettera – abbozzando quello che spero possa in un futuro prossimo, diventare un manualetto focalizzato sulla leadership 4.0. Non ho ancora deciso il titolo.

Probabilmente niente di apocalittico, semplicemente uno sguardo al domani per capire come il leader di oggi si debba confrontare con una situazione sempre più globale, agile, veloce e connessa. Staremo a vedere. Si dice anche „se son rose … fioriranno!“

Il mio silenzio è così voluto. È salutare. Ritornerò. Io ho tutto il tempo.

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Morgen Espresso, Top-Manager und Sonnenkönige

Ich hatte gerade meinen ersten Morgen-Espresso. Stark, intensiv. Meine Augen wanderten durch die wunderbare Region, in der ich das Privileg habe zu leben. Plötzlich wurde ich von einem Artikeltitel überrascht (siehe Link). Nachdem ich den Artikel tatsächlich gelesen hatte, fragte ich mich spontan, ob es überhaupt möglich ist, ein erfolgreicher (Top-)Manager nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Bereich zu sein.

Viele Menschen jedoch, indem sie den Gipfel der Macht (und Verantwortung) besteigen, werden betrunken, blind. Mit der Zeit – und das merke ich immer mehr – steht wer Erfolg hat, über den Parteien. Und dann verlieren sie den Bezug zur Realität. Sie leben in einer Welt, in der alles fällig ist, denn sie sind die Führer, diejenigen, die Verantwortung tragen. Sie sind unfehlbar.

Ok, vielleicht ist es ein übermäßiger stilistischer Pinselstrich, aber es gibt eine gute Vorstellung von einer wahrscheinlichen narzisstischen Vorgangsweise.

Ein Problem vieler Managerkarrieren ist, dass sich der Narzissmus, der sie antreibt, laufend noch verstärkt durch das Amt. Wenn einer so viele Leute um sich hat, die von ihm abhängig sind, dann erwartet er, dass ihn auch die Frau wie einen Sonnenkönig begrüsst, wenn er zwischendurch zu Hause absteigt.

Spontan würde ich denken, dass es vielleicht besser wäre, die Verantwortung zu teilen, besser zu delegieren und weniger zu verdienen. Natürlich hat die Verantwortung nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Aber Übertreibung führt zu Exzess und Verlust des Kontakts mit der Realität. Natürlich sind es nur die Sonntagsgedanken. Mein Kaffee ist jedoch noch da, und der Blick auf die kalten und schneebedeckten Berge macht meinen Tag angenehm.

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